مساعد اداري

تقديم خدمة عملاء عالية الجودة لجميع الزوار والموظفين، وتمثيل الأكاديمية بطريقة احترافية.
الترحيب بالزائرين بطريقة ودية ومفيدة.
لديك معرفة قوية بالمعلومات الأساسية حول الأكاديمية.
تقديم التوجيه والمساعدة لأولياء الأمور خلال عملية تسجيل الطلاب وقبولهم خلال مرحلة الاستفسار الأولي.
- تنفيذ واجبات الاستقبال، بما في ذلك استقبال الأشخاص والإجابة على الاستفسارات وجدولة المواعيد وتحديث معلومات حضور الطلاب مثل القادمين المتأخرين والمغادرين مبكرًا.
الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات بلباقة وتوجيه المكالمات إلى الموظفين المناسبين باستخدام نظام الإحالة.
تلقي رسائل البريد الإلكتروني وتوجيهها والرد عليها نيابة عن فريق القيادة العليا (SLT) حسب الاقتضاء.
كتابة وتصحيح وتوزيع مجموعة متنوعة من المواد مثل الرسائل والرسائل والتقارير. تضمين إدخال وتعديل واسترجاع المعلومات حسب الضرورة لتسجيل المدارس الحكومية والخاصة وأنظمة الدار (مثل Adek، وEsis، وTarasol، وما إلى ذلك)
حفظ المراسلات والسجلات الأخرى المتعلقة بأنشطة القسم. صيانة وتحديث الملفات. إنشاء وتحسين نظام الملفات الخاص. رفع وطلبات وصيانة وتوزيع القرطاسية واللوازم المكتبية.
تسجيل استفسارات القبول في نظام المعلومات الإدارية – قاعدة البيانات.
تجميع أو تنسيق تجميع البيانات، والتحضير في شكل تقارير، وتحليل، وحضور قائمة الفصل، وما إلى ذلك. توزيع البيانات حسب التعليمات. صياغة الرسائل / المذكرات والمراسلات الروتينية. فحص المراسلات الصادرة قبل الموافقة عليها.
تلقي وفرز وتوزيع جميع البريد الوارد. تحضير البريد الصادر للإرسال. الاحتفاظ بسجل مناسب للبريد الوارد/الصادر. ضمان التسليم المباشر للمواد / البريد السري.
حضور اجتماعات فريق الإدارة للحصول على آخر التحديثات حول العمليات المدرسية، وأخذ الاقتراحات والتغذية الراجعة.
إدارة نظام Engage مثل تجميع تقارير التمرير على Excel، وإدخال البيانات في النظام (تخصيص الطلاب والمعلمين للفصول الدراسية/الأقسام، وإنشاء وإعادة تسمية وحذف الأقسام/الفصول للعام الدراسي الجديد وما إلى ذلك)
تنسيق الاتصالات المتعلقة بالإسكان مع المعلمين والمالك.
- مسؤول عن التواصل مع أولياء الأمور، عند الاقتضاء.
قم بمعالجة أي نماذج ترك الطلاب للمدرسة بأكملها، وقم بتحديث برنامج Engage وإرساله إلى القبول.
مساعدة GRE وفريق الإدارة في المهام الإدارية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، الامتثال لـ ADEK، والتواصل، والتقارير، والترجمات، والصياغة، وما إلى ذلك.
الاتصال بأعضاء هيئة التدريس وغير المعلمين والرد على الاستفسارات المتعلقة بالمسائل التي تقع ضمن مسؤولية حامل البريد.