Payroll and HR Services Officer

الهدف العام:

المساهمة الفاعلة في ضمان إدارة وتنفيذ عمليات الرواتب وخدمات الموظفين بكفاءة وفعالية، من خلال احتساب ومتابعة عملية صرف الرواتب والمستحقات والبدلات والمكافآت والامتيازات الوظيفية بدقة وفي الوقت المحدد، وحفظ وتحديث وتوثيق سجلات وبيانات الموظفين وفق أعلى معايير السرية والدقة، بما يضمن تقديم خدمات موارد بشرية متكاملة تحقق مستويات الخدمة المستهدفة، وتدعم تجربة الموظف، وتلتزم بالتشريعات والأنظمة المعتمدة، وبما يتوافق مع السياسات والإجراءات المعتمدة على مستوى الدائرة وحكومة دبي، وبما يعزز كفاءة العمليات واستدامة الأداء المؤسسي وفق أفضل الممارسات، وبما يتوافق مع التوجهات والسياسات المعتمدة على مستوى الدائرة وحكومة دبي

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• المشاركة بفاعلية في إعداد خطة العمل السنوية للقسم والمساهمة في إعداد الموازنة التقديرية المرتبطة بالباب الأول (رواتب الموظفين وامتيازاتهم الوظيفية)، بما يتوافق مع توجهات الدائرة ومؤشرات الأداء المعتمدة، وتقديم المدخلات الفنية اللازمة لدعم دقة التخطيط المالي
• تنفيذ ومتابعة جميع العمليات والإجراءات والقرارات المتعلقة بعلاقات الموظفين، بما يشمل احتساب وصرف الرواتب والمستحقات والبدلات والمكافآت والامتيازات الوظيفية، ومعاملات نهاية الخدمة، وضم الخدمة، وشراء مدة خدمة اعتبارية، والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة لضمان إنجاز المعاملات بدقة وفي الوقت المحدد.
• تنفيذ إجراءات إشراك موظفي الدائرة في برامج التأمين الصحي، ومتابعة التحديثات ذات الصلة، وفقاً للتشريعات والسياسات والإجراءات المعتمدة على مستوى حكومة دبي والدائرة، وبما يضمن استمرارية التغطية التأمينية للموظفين.
• متابعة تسجيل الموظفين الجدد في هيئة المعاشات والتأمينات الاجتماعية، والتحقق من استيفاء المتطلبات النظامية للتسجيل، وإدخال البيانات المطلوبة وفق التشريعات والأنظمة المعتمدة، وضمان سلامة ودقة السجلات ذات الصلة
• المساهمة الفاعلة في إعداد مسودات ومراجعة السياسات والعمليات ونماذج العمل المرتبطة بنطاق الاختصاص الوظيفي
• الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بالرواتب والامتيازات الوظيفية، وتقديم التوضيحات اللازمة، ومعالجة الملاحظات الواردة ضمن نطاق الاختصاص، بما يضمن رفع مستوى وعي الموظفين والالتزام بالقوانين والأنظمة والسياسات المعتمدة في الدائرة.
• إدخال وتحديث وتوثيق جميع بيانات ومستندات وسجلات الموظفين على الأنظمة المعتمدة في الدائرة، والتحقق من صحتها واكتمالها، بما يضمن جاهزية البيانات للاستخدام في التقارير والتحليل واتخاذ القرار.
• متابعة التحديث المستمر لأي تغييرات تطرأ على بيانات الموظفين (الوظيفية أو المالية) في الأنظمة المعتمدة، والتأكد من انعكاسها بشكل دقيق وفي الوقت المناسب، وفق التوجهات والسياسات المعتمدة.
• تقديم المقترحات المرتبطة بأتمتة خدمات الموارد البشرية التي تقع ضمن الاختصاص الوظيفي وتوفير متطلبات التطبيق وفق التوجهات المعتمدة
• المساهمة في إعداد التقارير الدورية والتحليلية الخاصة بأعمال الرواتب وخدمات الموظفين، ومقارنة النتائج مع الموازنات المعتمدة، ورفع الملاحظات والتوصيات الفنية بشأن أي انحرافات أو فرص تحسين
• حصر وتحليل نتائج مؤشرات الأداء المركزية والمؤسسية والتشغيلية التي تقع ضمن الاختصاص الوظيفي حسب دوريتها وتوفير الأدلة الخاصة بها
• إعداد وتقديم طلبات الشراء الخاصة باحتياجات القسم ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي عبر نظام المشتريات المعتمد، ومتابعة إجراءات الاعتماد والتنفيذ مع الجهات المعنية لضمان الالتزام بالجداول الزمنية المعتمدة.
• إعداد المذكرات والمراسلات الداخلية والخارجية المتعلقة بنطاق الاختصاص الوظيفي على الأنظمة المعتمدة، ومتابعة اعتمادها وفق الصلاحيات والإجراءات المعتمدة في الدائرة.
• تنفيذ ومتابعة الطلبات الخاصة بخدمات الموارد البشرية عبر منصة «بوابتك» ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي، ووفق التوجيهات والتعليمات الصادرة من الرئيس المباشر.
• المتابعة المستمرة للاطلاع على المستجدات وأفضل الممارسات في مجال الرواتب وخدمات الموارد البشرية، وتقديم مقترحات عملية تسهم في تطوير وتحسين إجراءات العمل ورفع كفاءة وجودة الخدمات المقدمة ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي.
• تأدية أية مهام او واجبات أخرى تتعلق بطبيعة العمل حسب التكليف

Qualifications

المؤهلات العلمية وسنوات الخبرة:

أ‌- الأساسية

• إدارة الأعمال/ الإدارة العامة / الموارد البشرية او أي تخصصات ومؤهلات ذات علاقة
• (2-0) سنوات خبرة لحملة البكالوريوس أو ما يعادله

ب‌- الإضافية : شهادات مهنية متخصصة في مجال الاختصاص الوظيفي، مثل:

• Certified Payroll Professional (CPP)
• (CHRE certified Human Resource Executive)