إداري التثقيف والتوعية

العمليات
1. ضمان إدارة عملية التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين عن طريق إعداد وتوثيق وأرشفة ومتابعة جميع
أشكال المراسلات وتقديم التحديثات للموظفين المعنيين داخل الإدارة.
2. تنظيف جدول اجتماعات المدير من خلال ترتيب مواعيد الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان
السير العادي للاجتماعات على نحو سلس، وإعداد محاضر الاجتماعات وتعميمها ومتابعة تنفيذ ما جاء فيها كما هو مطلوب من قبل
مدير الإدارة.
3. العمل كحلقة وصل بين الإدارة ومختلف وحدات العمل داخل جمارك دبي لضمان تنسيق جميع السياسات والإجراءات والبرامج
والتحديثات والقضايا المتعلقة بامتيازات الموظفين والاجتماعات والمسائل المتعلقة بإدارة المرافق ودعم تقنية المعلومات والتواصل
بشأنها بكفاءة في الوقت المناسب.
4. المساهمة في تخطيط وتنفيذ "الفعاليات" في الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
5. تقديم المساعدة الإدارية في إعداد وثائق العمل مثل اتفاقيات مستوى الخدمة ومذكرات التفاهم والتعميمات الرسمية والتأكد من
الحفاظ على أعلى مستوى من السرية.
وفق الميزانية المخصصة MAXIMO وطلبات OPEX والنفقات التشغيلية CAPEX 6. إعداد طلبات النفقات الرأسمالية
وإبلاغ أي طلب غير مدرج في الميزانية لرئيس القسم لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
7. التنسيق مع قسم المشتريات بشأن طلبات الشراء المرفوعة أو طلب توريد مستلزمات وفقا للاحتياجات وضمان تسليم المواد
المطلوبة وسداد مستحقات الموردين.
8. التأكد من توفير المتطلبات المكتبية من حيث الأجهزة والمعدات والمستلزمات والقرطاسية والأدوات الاستهلاكية الأخرى
وإجراء المحاسبة عليها، وتنظيم المصروفات النثرية وفقا لسياسات الدائرة.
9. تسهيل تأقلم الموظف الجديد من خلال التأكد من توفير جميع المتطلبات المتعلقة بالعمل.
10. رفع طلبات الإدارة نيابة عن مدير الإدارة من خلال أنظمة تقنية المعلومات المختلفة ومتابعتها إلى حين إنجازها ومد الإدارة
بآخر المستجدات عبر مراحلها المختلفة.
11. تقديم المساعدة في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال متابعة النتائج / التقارير لضمان إغلاق جميع الملاحظات.
12. المساعدة في إعداد التقارير الإدارية للإدارة وتقديم الدعم الإداري في تنفيذ الأنشطة والمهام المتعلقة بالتميز المؤسسي حسبماهو مطلوب.
13. تنسيق تحصيل الموافقات ذات الصلة بالنقل والأمن ومواقف السيارات التي يطلبها الموظفون والزوار وفقا لمتطلبات الوحدة
التنظيمية.
14. الحفاظ على جرد محدث لجميع الأختام والتوقيعات وضمان تخزينها بشكل آمن.

**المؤهلات و المهارات**

التعليم:

- دبلوم
- شهادة استخدام تطبيقات الأوفيس
- يستحسن خرجي جامعي

الخبرة:

- خبرة سنة او اكثر