ضابط فعاليات

تنفيذ كافة الفعاليات والأنشطة الخاصة بالإدارة ضمن خطة تشغيلية وأجندة موحده - الاشراف ومتابعة الحجوزات والضيافة المصاحبة لتنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض مع الإدارات المعنية وعلى الصعيدين المحلي والعالمي. - دراسة وتحليل احتياجات المعنيين وفق النطاق عمل كل مبادرة/فعالية تتبناها المؤسسة - المساهمة في وضع خطط الفعالية والأنشطة لمبادرات المؤسسة المعرفية والثقافية وفقاً للخطة التشغيلية للإدارة واحتياجات فئات المعنيين. - إعداد التقارير الدورية المرتبطة بإنجازات الإدارة وتوثيقها. - المساهمة في تقييم مدى فاعلية الأنشطة / الفعاليات التي يتم تنفيذها في المؤسسة وتحديد مجالات التحسين. - إعداد محاضر الاجتماعات الخاصة بنطاق عمل الإدارة ومتبعة ما ورد فيها من قرارات وتوصيات - التعاون مع إدارات المؤسسة ووحداتها التنظيمية في تقديم أفكار ابداعية لإقامة الفعاليات والأنشطة المؤسسية. - المتابعة الدورية لمؤشرات الأداء واعداد تقارير نسب الانجاز بالإدارة ورفعها لمكتب الاستراتيجية. - الاشراف على متابعة تطبيق وتنفيذ معايير الجودة والتميز في المشاركات والفعاليات - الاشراف على اعداد التقارير الدورية المرتبطة بإنجازات الفعالية وتوثيقها - إعداد وتنفيذ نظام حفظ الملفات والمستندات والقرارات الإدارية وجميع المراسلات الصادرة والواردة بما يضمن سهولة الرجوع إليها عند الحاجة. - التواصل والتنسيق مع كافة الوحدات التنظيمية والجهات الخارجية بشأن المساهمة في تنسيق جميع أعمال ومهام الفعاليات والمعارض. - تنظيم الأعمال اليومية عن طريق عمل جداول زمنية وترتيب أولوياتها حسب التعليمات والأوامر الصادرة من الرئيس المباشر. - استلام كافة المراسلات الواردة وتوثيقها وحفظها حسب الأولوية، ومتابعة ما يصدر من تعليمات في الجهة وعرضها على مدير الإدارة. - استقبال الطلبات أو الاتصالات الهاتفية الواردة للإدارة ومتابعتها وإبلاغ الرئيس المباشر بمحتوياتها. - تنظيم طلبات المشتريات والموازنات المالية وعرضها على المسؤول المباشر - المساعدة في أعداد اجندة وبرامج الفعاليات المصاحبة وتقارير عن المعارض والفعاليات. - أعداد الرسائل الرسمية. - أعداد محاضر الاجتماعات الخاصة بالإدارة وتوثيقها - اي مهام اخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر

**المؤهلات و المهارات**

بكالوريوس إدارة اعمال أو علاقات عامة