مراقب المستندات

البدء ويكون مسؤولاً عن بروتوكول التوثيق عند بدء المشروع بالتشاور مع مدير المشروع/المهندس المقيم.
يقوم بإعداد المراسلات لفريق إدارة المشروع والبناء بما في ذلك المخططات الانسيابية ومسودات الرسائل ومحضر الاجتماعات وما إلى ذلك.
يقود عملية تتبع ومراقبة المستندات من خلال استخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى كما هو مطلوب.
يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه، وعدد التوقيعات المطلوبة للحصول على موافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرض طوال مدة المشروع.
يستقبل المستندات ويتتبعها ويراقبها باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم
يحافظ على نظام توزيع البيانات المعمول به والجدول الزمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والموردين. تسريع المراجعة والموافقة على التوقيع وإصدار المستندات الخاصة بالموردين والمستندات المنتجة داخليًا.
قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة وحفظ الملفات والرد على الهواتف وخدمة المراسلة وما إلى ذلك.
يساعد موظفي مراقبة المستندات المبتدئين على ضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
مسح وفهرسة وتسجيل المستندات الواردة والصادرة. توزيع المستندات ومسحها ضوئيًا وفهرستها وملفها وأرشفتها مثل تقديمات المواد والرسومات والعقود المالية والمستندات المالية.
يساهم كزميل رائع في الفريق ويلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.
مساعدة الموظفين الآخرين على التعرف على نظام DC الحالي.
يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
تأكد من الاحتفاظ بالمواد المرجعية (الأكواد ووثائق العقد) بدقة في المكتبة الفنية.
يؤدي المسؤوليات الأخرى المرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.